Na urlop bez stresu

Skutki przemęczenia i stresu są dokuczliwe. Ciągłe napięcie przekłada się negatywnie na wydajność w pracy, a ta im niższa, tym większy stres. Trudno przerwać to błędne koło. Zbyt zmęczeni nie potrafimy odpoczywać, mimo że możemy cieszyć się niemal 37 dniami wolnymi w ciągu roku: 26 dniami urlopu plus wolnymi od pracy.

Co tak nas stresuje?

Jak wykazały badania nadmiar obowiązków oraz niejasność ich podziału powoduje, że nie możemy się odprężyć. Czas w pracy spędzamy bardzo intensywnie, ale często działamy chaotycznie. Trudno się więc dziwić, że potem nie możemy już aktywnie i zdrowo odpoczywać. Jest też inne zjawisko. Jak mówi portalowi NaTemat Krzysztof Kosy, psycholog pracy z Uniwersytetu Warszawskiego, wielu Polaków „lubi pracową martyrologię”. Zależy im, żeby pokazać, że są zarobieni, a w rzeczywistości faktycznej pracy wykonują niewiele. Paradoksalnie, to również prowadzi do dużego zmęczenia, które powoduje, że odpoczynek przestaje być efektywny. Żeby dobrze odpoczywać, warto… dobrze i efektywnie pracować. Wówczas relaks jest bardziej satysfakcjonujący i pełny. Postarajmy się więc zmienić nasze przyzwyczajenia i pracować wydajniej.

GTD – zadbajmy o efektywność w pracy

Nie jest to wcale takie proste. Z reguły to, że zaplanowaliśmy urlop, sprawia, że pracuje nam się trudniej, a zmęczenie zaczyna wyjątkowo dokuczać. Myślami jesteśmy już na rajskiej plaży, za to na biurku piętrzą się kolejne niezałatwione sprawy. Im bliżej wakacji, tym stres większy, bo nie możemy się z niczym wyrobić. W rezultacie co najmniej kilka dni urlopu marnujemy na powrót do równowagi i „naukę”odpoczywania. 

Proponujemy: skorzystaj z metody GTD (Getting Things Done). Jej autorem jest David Allen. Udowodnił, że możemy pozbyć się wielu przytłaczających obowiązków i uwolnić się od presji czasu w prosty sposób. Zacznijmy od zrobienia porządku w swoich sprawach. 

Spiszmy wszystkie czynności i zadania, które mamy wykonać w pracy i poza nią. Pogrupujmy je w określone projekty. Jednym z nich będzie nasz urlop. Do każdego projektu przypiszmy cel – uświadomi nam, dokąd zmierzamy. W projekcie „urlop” celem jest dobry i efektywny wypoczynek.

Nie panikuj, jeśli wydaje Ci się że spraw i projektów jest dużo. Przeanalizuj je. Na pewno część z nich możesz przekazać komuś innemu, a część załatwić po urlopie. Skoncentruj się tylko na tym, co musisz zamknąć przed wyjazdem. To Twoje priorytety. Wpisz wszystko do kalendarza – najlepiej z numerami telefonów i kontaktami do osób, z którymi będziesz współpracować lub od których zależą Twoje projekty. W tej metodzie sama realizacja działań to ostatni etap, najpierw wszystko trzeba dobrze przemyśleć i zaplanować. Metoda GTD zakłada, żeby nie odkładać najdrobniejszych spraw na później. Jeśli coś zajmie mniej niż 2 minuty, zróbmy to od razu. W ten sposób zapanujemy nad bieżącymi zadaniami i zyskamy więcej czasu na to, co jest trudniejsze i ważniejsze.

Kluczem do sukcesu, czyli skutecznego zarządzania sobą w czasie, jest dokładne przemyślenie co, kiedy i dlaczego powinniśmy zrobić. Przemyślane działania są bardziej efektywne, a tym samym – mniej stresujące. Pozwoli nam to bez zbędnego obciążenia niezrealizowanych zadań wyjechać na urlop. Najlepiej dwutygodniowy! To minimum, które pozwala zupełnie oderwać się od rzeczywistości.

​Efektywny urlop

Dzięki metodzie GTD udało nam się załatwić wszystkie najważniejsze sprawy przed wyjazdem. Mniej ważnymi zajmują się dobrze poinstruowani przez nas współpracownicy? Doskonale! To wyłącz telefon służbowy, nie odbieraj maili, nie kontaktuj z kolegami z pracy przez Facebooka. Mamy odpoczywać, resetować się i ładować akumulatory. Skupmy się więc wyłącznie na prawidłowym wykonaniu zadań w ramach projektu „urlop”: opalaniu, pieszych wędrówkach, czytaniu książek, zabawie z dziećmi…

Jeśli nie możemy zupełnie się oderwać od pracy, to poświęćmy na nią w ciągu dnia określony czas, np. pół godziny rano. GTD to również stawianie granic samemu sobie.

Miłego wypoczynku!

​5 kroków GTD

Kolekcjonowanie

• Przejrzyj wszystko, co masz zrobić, przypomnij sobie o sprawach, które odłożyłeś. O wszystkim na raz pamiętać się nie da, stworzenie listy zadań uwolni Twoją pamięć od nieustannego wysiłku i stresu związanego z koniecznością pamiętania o różnych drobiazgach. 

Analizowanie

• Analizuj to, co zgromadziłeś, i podejmuj decyzje dotyczące tego, co zebrane.
• Jeśli jakaś sprawa nie wymaga natychmiastowego działania, odłóż ją świadomie na później, zaplanuj jej wykonanie.
• Jeżeli sprawa wymaga działania i nie zajmie Ci to więcej niż 2 minuty, to wykonaj to od razu. Jeśli więcej: działanie wpisz na listę spraw do załatwienia, którą stale porządkuj.
• Jeśli jedno działanie to za mało, by zakończyć sprawę – dane zobowiązanie traktuj jako projekt (projekt składa się z wielu różnych działań podporządkowanych konkretnemu celowi). 

Przeglądanie

• Codziennie przeglądaj zapiski w notesie i kalendarzu oraz listy z zadaniami – to Twoje bieżące zobowiązania.
• Raz na tydzień przeglądaj bieżące projekty / porządkuj i aktualizuj zadania. Rozwijaj swój system planowania.
• Raz na miesiąc przeglądaj swoje bieżące obowiązki.
• Tak często, jak to konieczne – tak, by lista projektów była stale pełna i aktualna – przeglądaj listy z celami długofalowymi, wartościami i wizjami. Co kwartał weryfikuj swoje cele roczne i dwuletnie, co roku – cele w perspektywie od trzech do pięciu lat. Pamiętaj też, by raz na jakiś czas przyglądać się swojej karierze i celom w życiu. 

Porządkowanie

• Zestresowany? Posłuchaj!
• Pogrupuj swoje zadania i rzeczy do zapamiętania tak, żeby można było łatwo do nich wrócić. Najprostszy podział listy spraw wymagających działania to:
• Projekty – Twoje celowe zobowiązania do realizacji określonych działań.
• Najbliższe działania – muszą być podjęte jak najszybciej.
• Sprawy oczekiwane – projekty i działania, którymi się interesujesz, ale realizują je inni.
• Kalendarz – działania, które masz wykonać w konkretnym czasie, czyli Twój plan rozpisany na określone daty.

Realizacja

• Podejmuj decyzje dotyczące tego, co masz zrobić, uwzględniając to, co jesteś w stanie wykonać (kontekst), ilość potrzebnego czasu, energii oraz priorytety.
• Bądź elastyczny (system przypomnień).
• Słuchaj intuicji.
• Dokonuj wyborów z nastawieniem na to, co jest najważniejsze.
• Weryfikuj swoje zobowiązania.